Datenschutzerklärung

1.1 Zielsetzung und Verantwortlichkeit

1. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Bezug auf unser Onlineangebot www.dokumentenrouter.de/ und der damit verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Online-Angebot" oder „Webseite"). Details zu diesen Verarbeitungstätigkeiten sind Abschnitt 2 zu entnehmen.
2. Details zu Datenverarbeitungen zwecks Durchführung unserer Geschäftsprozesse sind in Abschnitt 3 beschrieben.
3. Anbieter des Online-Angebotes und datenschutzrechtlich verantwortlich ist die Co-Orga Organisationsgesellschaft mbH (Theodor-Yorck-Straße 8, 21079 Hamburg, Deutschland) – nachfolgend bezeichnet mit „wir" oder „uns".
4. Unser Online-Angebot wird bereitgestellt von der IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur). Der Serverstandort ist Deutschland.

Der Begriff „Nutzer" umfasst alle Kunden und Besucher des Online-Angebotes.

1.2 Rechtsgrundlagen

Grundsätzlich erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten basierend auf den folgenden Rechtsgrundlagen:

1. Einwilligung gemäß Artikel 6 (1) (a) Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Eine Einwilligung ist jede freiwillige für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass Sie mit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
2. Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorbereitender Maßnahmen gemäß Artikel 6 (1) (b) DSGVO, d.h. die Daten sind erforderlich damit wir die vertraglichen Pflichten ihnen gegenüber erfüllen können oder wir benötigen die Daten um einen Vertragsschluss mit Ihnen vorzubereiten.
3. Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 (1) (c) DSGVO, d.h. dass z.B. aufgrund eines Gesetzes oder sonstiger Vorschriften eine Verarbeitung der Daten vorgeschrieben ist.
4. Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Artikel 6 (1) (f) DSGVO, d.h. dass die Verarbeitung erforderlich ist, um berechtigte Interessen unsererseits oder Dritter zu wahren, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten Ihrerseits, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Die spezifischen Rechtsgrundlagen für die einzelnen Verarbeitungen sind in den folgenden Abschnitten aufgeführt.

1.3 Betroffenenrechte

Ihnen stehen die nachfolgenden Rechte hinsichtlich der Datenverarbeitung durch uns zu:

1. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Artikel 13 (2) (d) DSGVO sowie Artikel 14 (2) (e) DSGVO
2. Recht auf Auskunft gemäß Artikel 15 DSGVO
3. Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO
4. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden") gemäß Artikel 17 DSGVO
5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO
6. Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO
7. Recht auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO

Hinweis: Nutzer können der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

1.4 Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

1.5 Sicherheit der Verarbeitung

1. Wir haben angemessene sowie dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (TOMs) umgesetzt. So werden die durch uns verarbeiteten Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Zerstörung sowie vor unberechtigten Zugriff geschützt.
2. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört insbesondere die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server.

1.6 Datenübermittlung an Dritte, Subunternehmer und Drittanbieter

1. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer nur dann an Dritte weiter, wenn dies z.B. für Abrechnungszwecke erforderlich ist oder für andere Zwecke, wenn die Übermittlung erforderlich ist, um vertragliche Verpflichtungen gegenüber den Nutzern zu erfüllen.
2. Sofern wir Subunternehmer für unser Online-Angebot einsetzen, haben wir gegenüber diesen Unternehmen geeignete vertragliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen getroffen.
3. Sofern wir Inhalte, Werkzeuge oder sonstige Mittel von anderen Unternehmen (nachfolgend gemeinsam als „Drittanbieter" bezeichnet) verwenden und deren genannter Sitz sich in einem Drittland befindet, ist davon auszugehen, dass ein Datentransfer in die Sitzstaaten der Drittanbieter stattfindet. Die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten durch uns erfolgt ausschließlich nur dann, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau, eine Einwilligung der Nutzer oder sonst eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

2.1 Erhebung von Informationen zur Nutzung des Online-Angebotes

1. Bei der Nutzung des Online-Angebotes werden Informationen automatisch von dem Browser des Nutzers an uns übermittelt; dazu gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider.
2. Die Verarbeitung dieser Informationen erfolgt aufgrund berechtigter Interessen gemäß Artikel 6 (1) (f) DSGVO (z.B. Optimierung des Online-Angebotes) sowie zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung gemäß Artikel 5 (1) (f) DSGVO (z.B. zur Abwehr und Aufklärung von Cyberangriffen).
3. Die Informationen werden automatisch spätestens 30 Tage nach dem Ende der Verbindung – d.h. Nutzung des Online-Angebotes – gelöscht, sofern dem keine anderweitigen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
4. Die Erfassung der Daten und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für die Bereitstellung des Online-Angebotes zwingend erforderlich. Es besteht daher seitens des Nutzers keine Lösch-, Widerspruchs- oder Berichtigungsmöglichkeit.

2.2 Kontaktformular

1. Auf unserer Webseite steht ein Kontaktformular zur Verfügung. Wenn Sie dieses Formular nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.
2. Das Kontaktformular wird bereitgestellt durch HubSpot, Inc. (25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA). Wir nutzen dabei ausschließlich das EU-Rechenzentrum von HubSpot (Region EU1, Standort Irland), sodass die über das Formular übermittelten Daten innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden und kein Transfer in Drittländer stattfindet.
3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Mit HubSpot wurde ein Datenverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
4. Die übermittelten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
5. Weitere Informationen zum Datenschutz bei HubSpot: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

2.3 Links zu anderen Webseiten

1. Während der Nutzung einiger unserer Services werden Sie automatisch auf weitere Webseiten weitergeleitet.
2. Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzerklärung dort keine Gültigkeit hat. Die Datenschutzerklärung der verlinkten Webseite kann von dieser erheblich abweichen.

3.1 Remote-Support

1. Sie haben die Möglichkeit, die Software TeamViewer herunterzuladen und auf ihrem Endgerät zu installieren. Dies ermöglicht uns einen effizienten Remote-Support.
2. Bitte beachten Sie, dass der Download, die Installation und die Nutzung von TeamViewer in Ihrer eigenen Verantwortung erfolgt.
3. Die TeamViewer-Sicherheitsbestimmungen können Sie über die Homepage der TeamViewer GmbH einsehen. Fragen dazu richten Sie bitte direkt an support@teamviewer.com.

3.2 Anfrage per E-Mail oder Telefon

1. Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter, es sei denn, eine Weitergabe an Dritte ist zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich.
2. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt, andernfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
3. Die von Ihnen an uns übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

3.3 Bestandskundenwerbung

1. Soweit Sie bereits entgeltliche Dienstleistungen von uns in Anspruch genommen haben, können wir Sie von Zeit zu Zeit per E-Mail oder Brief über ähnliche Dienstleistungen informieren, falls Sie dem nicht widersprochen haben.
2. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO (Direktwerbung, Erwägungsgrund 47 DSGVO). Sie können der Verwendung Ihrer Daten zu Werbezwecken jederzeit ohne zusätzliche Kosten mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

3.4 Personalbewerbung

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung aller Geschlechterformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter: m/w/d.

3.4.1 Direkte Bewerbungen

1. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich bei uns zu bewerben (z. B. per E-Mail oder postalisch). Ihre Daten werden streng vertraulich behandelt.
2. Wenn Sie uns eine Bewerbung zukommen lassen, verarbeiten wir Ihre damit verbundenen personenbezogenen Daten, soweit dies zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Rechtsgrundlage: § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
3. Sofern die Bewerbung erfolgreich ist, werden die Daten zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert.
4. Sofern wir Ihnen kein Stellenangebot machen können, werden die Daten bis zu 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt und anschließend gelöscht.

3.4.2 Aufnahme in den Bewerber-Pool

1. Sofern wir Ihnen kein Stellenangebot machen, besteht ggf. die Möglichkeit, Sie in unseren Bewerber-Pool aufzunehmen, um Sie bei passenden Vakanzen zu kontaktieren.
2. Die Aufnahme in den Bewerber-Pool geschieht ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
3. Die Daten aus dem Bewerber-Pool werden spätestens zwei Jahre nach Erteilung der Einwilligung unwiderruflich gelöscht.

4.1 Allgemeine Informationen

1. Cookies sind Informationen, die von unserem Webserver an die Web-Browser der Nutzer übertragen und dort für einen späteren Abruf gespeichert werden.
2. Falls die Nutzer nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Rechner gespeichert werden, werden sie gebeten, die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Der Ausschluss von Cookies kann zu Funktionseinschränkungen dieses Online-Angebotes führen.