Dokumente automatisch zustellen und bis zu 2,55 € pro Dokument sparen.
Der Dokumentenrouter leitet Dokumente aus Ihrem DMS automatisch an Ihre Mieter weiter — ins Mieterportal oder per Hybridbrief. Entwickelt für Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen.
Das Problem
Manuelle Dokumentenverteilung
kostet jeden Monat bares Geld
In Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen liegen Dokumente digital im DMS vor — Betriebskostenabrechnungen, Mietverträge, Informationsschreiben. Doch die Zustellung an die Mieter erfolgt oft noch manuell.
Sachbearbeiter laden Dokumente herunter, prüfen ob ein Mieter im Portal registriert ist, und versenden dann manuell — über das Mieterportal oder per Post. Dieser Prozess bindet täglich Arbeitszeit und verursacht bei jedem physischen Versand zusätzliche Kosten.
Die Folge: jeden Monat unnötige Ausgaben — die sich ab dem ersten Abrechnungsmonat mit dem Dokumentenrouter vermeiden lassen.
Manuelle Dokumentenverteilung
Dokumente liegen im DMS bereit, müssen aber manuell an den richtigen Empfänger weitergeleitet werden – ob per Portal, E-Mail oder Post. Ein repetitiver Prozess, der wertvolle Arbeitszeit bindet.
Hohe Kosten beim Postversand
Briefe drucken, kuvertieren, frankieren, versenden – bei hunderten oder tausenden Dokumenten pro Monat summiert sich das auf hunderte Euro monatlich. Jeder manuell versendete Brief kostet Sie Zeit und Geld.
Fehler & Verzögerungen
Manuelle Prozesse sind fehleranfällig: Falsche Zustellwege, vergessene Dokumente oder Verzögerungen kosten nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen bei Empfängern.
Kundenstimme
Kontinuität und Vertrauen – casavi setzt auf Co-Orga
Seit vielen Jahren ist Co-Orga für uns ein verlässlicher Partner, der Kundenprojekte professionell und mit hohem Engagement realisiert. Als erfahrener Integrationsdienstleister sorgt Co-Orga für eine nahtlose und effiziente Anbindung unserer SaaS-Lösung an ERP-Systeme – auch bei anspruchsvollen Projektanforderungen.
Besonders hervorzuheben sind das technische Know-how, die lösungsorientierte Arbeitsweise und das vorausschauende Denken des Teams. Co-Orga begleitet Projekte zuverlässig bis zum Abschluss – engagiert, kompetent und vorausschauend.
Deshalb empfehlen wir Co-Orga nicht nur bei Schnittstellenprojekten, sondern auch regelmäßig für individuelle Digitalisierungsprojekte in der Immobilienwirtschaft.
Sarina Viellieber
Head of Marketing & Partnership
casavi GmbH
Kundenstimme
Co-Orga als Partner, der unsere Sprache spricht
Gemeinsam mit Co-Orga haben wir die Anbindung von DocuWare an das Mieterportal Casavi erfolgreich umgesetzt. Das Team hat unsere digitalen Prozesse schnell verstanden und technisch wie fachlich hervorragend umgesetzt. Über Casavi haben wir Co-Orga kennengelernt – einen Partner, der unsere Sprache spricht. Diese Erfahrung hat uns überzeugt und wir haben Co-Orga direkt mit unserem nächsten Projekt beauftragt.
Nikolaus Ludwig
Digitalisierung / IT
Stadibau – Gesellschaft für den Staatsbedienstetenwohnungsbau in Bayern mbH
Die Lösung
Der Dokumentenrouter:
Intelligente Automatisierung nach Ihren Regeln
Der Dokumentenrouter verbindet Ihr bestehendes Dokumentenmanagement-System (DMS) vollautomatisch mit allen relevanten Distributionskanälen.
Sie definieren einmal die Verteilungsregeln – nach Dokumenttyp, Empfänger, Mandant oder beliebigen anderen Kriterien. Der Router folgt diesen Regeln konsequent und fehlerfrei.
Das Ergebnis: Vollständig automatisierte Dokumentenverteilung — und das schon ab dem ersten Monat, ohne Risiko und ohne Umwege.
- Schnellstart in 1 Tag: Ihr DMS ist ohne Programmieraufwand angebunden — Sie gehen bereits nach einem Tag live.
- Sofortige monatliche Ersparnis: Ab dem ersten Abrechnungsmonat sparen Sie bis zu 2,55 € pro Dokument gegenüber manuellem Versand.
- Flexible Kombinationen: Bei Bedarf können Dokumente gleichzeitig digital und postalisch versendet werden
Kostenvergleich
Jedes Dokument spart ab dem ersten Monat Geld —
egal über welchen Kanal.
Was kostet manuelle Dokumentenverteilung wirklich? Ein einzelner Brief schlägt mit rund 2,69 € netto zu Buche — Druck, Kuvertierung, Porto und Arbeitszeit zusammen. Der Dokumentenrouter reduziert diese Kosten ab dem ersten Abrechnungsmonat erheblich — egal über welchen Kanal.
pro Brief (netto)
Druck, Kuvertierung, Porto, anteilige Arbeitszeit
pro Dokument (netto, variabel)
Ersparnis ab Monat 1: ca. 1,80 € pro Dokument
pro Dokument (netto, variabel)
Ersparnis ab Monat 1: ca. 2,55 € pro Dokument
¹ Zzgl. 200 €/Monat Nutzungslizenz. Alle Preise zzgl. MwSt.
Schnellstart
In wenigen Minuten startbereit
MSI installieren
Laden Sie das MSI-Installationspaket herunter und installieren Sie den Dokumentenrouter in Ihrer Windows-Umgebung — in wenigen Minuten, ohne Programmieraufwand.
Routingregeln konfigurieren
Legen Sie über die grafische Oberfläche fest, welche Dokumente automatisch an welchen Zustellkanal weitergeleitet werden — nach Dokumenttyp, Empfänger oder Mandant.
Dokumente automatisch zustellen
Ab sofort übernimmt der Dokumentenrouter die Verteilung vollautomatisch — digital ins Kundenportal oder postalisch, je nach Verfügbarkeit.
Ab dem ersten Monat rentabel
Ab dem ersten Abrechnungsmonat zahlt sich der Dokumentenrouter aus. Der Rechner zeigt Ihre Routerkosten und Ihre Netto-Ersparnis nebeneinander — so sehen Sie sofort, was Sie zahlen und was Sie sparen.
1.000 Dokumente/Monat
| Monatliches Volumen | Routerkosten/Monat | Netto-Ersparnis/Monat | Jährliche Ersparnis |
|---|---|---|---|
| 1.000 Dokumente | 400 € | 2.290 € | 27.480 € |
| 5.000 Dokumente | 1.200 € | 8.800 € | 105.600 € |
| 10.000 Dokumente | 2.200 € | 17.800 € | 213.600 € |
Smarte Zustelllogik
Digital wo möglich —
automatisch postalisch als Fallback
Digitale Zustellung ins Kundenportal
Ist für einen Empfänger ein digitales Portal verfügbar, stellt der Dokumentenrouter das Dokument automatisch dorthin zu. Kein Ausdrucken, kein Kuvertieren, kein Porto — der digitale Kanal kostet nur 0,20 € pro Dokument statt 2,69 € manuell.
Beispiel: Integration mit Casavi für Immobilienunternehmen. Weitere Kundenportale sind auf Anfrage integrierbar.
Automatischer Postversand als Fallback
Steht kein digitales Portal bereit, erkennt der Router dies automatisch und leitet das Dokument in den postalischen Versand — ohne manuellen Eingriff. Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung erfolgen vollautomatisch.
Integration: OnlineBrief24 (produktiv verfügbar) ermöglicht den vollautomatischen Hybridbrief-Versand.
Intelligente Kombination
Die smarte Kanalwahl spart im Schnitt bis zu 2,55 € pro Dokument gegenüber manuellem Versand — weil der Router immer den günstigsten verfügbaren Kanal wählt. Und wenn beides nötig ist: Dokumente können gleichzeitig digital und postalisch zugestellt werden, etwa bei rechtlich relevanten Schreiben.
Integrationen
Funktioniert mit Ihrer bestehenden Software
Der Dokumentenrouter verbindet sich mit Ihrem DMS und leitet Dokumente automatisch an die richtigen Kanäle weiter — ohne Systemwechsel, ohne Programmieraufwand.
DMS-Anbindung
Dokumente aus DocuWare, ELO oder d.velop werden direkt vom Router übernommen — Ihre bestehenden Workflows laufen unverändert weiter.
Casavi Mieterportal
Betriebskostenabrechnungen, Mietverträge und Informationsschreiben werden automatisch ins Casavi-Portal zugestellt — digital statt postalisch.
OnlineBrief24 Hybridpost
Steht kein Portal bereit, übernimmt OnlineBrief24 den vollautomatischen Hybridbrief-Versand — Druck, Kuvertierung und Zustellung inklusive.
Fertige Integrationen für die Wohnungswirtschaft
Zielgruppe
Entwickelt für die Immobilienwirtschaft
Der Dokumentenrouter wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die täglich Mieterdokumente aus einem DMS heraus versenden — und diesen Prozess vollständig automatisieren möchten.
Wohnungsunternehmen
Kommunale und private Wohnungsgesellschaften versenden täglich eine Vielzahl standardisierter Mieterdokumente. Kunden wie die Stadibau GmbH nutzen den Dokumentenrouter bereits produktiv.
- Betriebskostenabrechnungen
- Mietverträge & Anlagen
- Modernisierungsankündigungen
- Mahnungen & Zahlungsaufforderungen
Hausverwaltungen
Gewerbliche Hausverwaltungen betreuen Bestände für Eigentümer und Mieter. Der Dokumentenrouter automatisiert die Kommunikation an beide Gruppen — digital oder per Hybridbrief.
- WEG-Protokolle & Beschlüsse
- Abrechnungen an Eigentümer
- Mieterkorrespondenz
- Informationsschreiben
Genossenschaften
Wohnungsgenossenschaften kommunizieren regelmäßig mit Mitgliedern und Mietern. Der Dokumentenrouter stellt sicher, dass alle Schreiben zuverlässig und kostengünstig zugestellt werden.
- Mitgliederinformationen
- Jahresabrechnungen
- Einladungen zu Versammlungen
- Betriebskostenabrechnungen
Fertige Integrationen für die Wohnungswirtschaft
Was der Dokumentenrouter für Sie leistet
Vollständige Automatisierung
Spart ab dem ersten Abrechnungsmonat bis zu 2.290 € — bei 1.000 Dokumenten/Monat vollautomatisch, ohne manuelle Schritte.
Regelbasierte Intelligenz
Kein Fehler, keine Ausnahme — der Router führt Ihre Verteilungsregeln fehlerfrei aus und liefert ab Tag 1 messbare Zeitersparnis bei der Postbearbeitung.
Digital first, postalisch smart
Digitale Zustellung bevorzugt, postalischer Fallback automatisch — Ihr Team spart ab sofort die Zeit für manuelle Weichenstellung.
Kosteneffizienz
2,49 € Netto-Ersparnis pro Dokument: 2,69 € traditionelle Verarbeitungskosten minus 0,20 € Routerkosten. Bei 1.000 Dokumenten/Monat = 2.290 € Ersparnis.
Nahtlose Integration
In 1 Tag live, ohne Systemwechsel. Ihre bestehenden Prozesse laufen weiter — der Router integriert sich im Hintergrund in DocuWare, ELO oder d.velop.
Skalierbarkeit
Bei 10.000 Dokumenten/Monat 17.800 € Netto-Ersparnis — die Einsparung wächst mit Ihrem Volumen automatisch mit.
FAQ
Häufig gestellte
Fragen
Wann spare ich erste Kosten? +
Ab dem ersten Abrechnungsmonat. Das Preismodell: 200 €/Monat Nutzungslizenz zzgl. 0,20 € pro übertragenem Dokument. Der Break-even liegt ab 81 Dokumenten/Monat (digital) bzw. 115 Dokumenten/Monat (postalisch). Bei 1.000 Dokumenten/Monat beträgt Ihre monatliche Netto-Ersparnis 2.290 €.
Wie sicher ist der Dokumentenrouter? +
Der Dokumentenrouter läuft vollständig in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur — On-Premise auf Ihren Servern. Ihre Dokumente verlassen das Unternehmen ausschließlich für die tatsächliche Zustellung an Empfängerportale oder Versanddienstleister. Keine Dokumente werden an Dritte übermittelt oder in einer Cloud gespeichert.
Wo werden meine Daten verarbeitet? +
Die gesamte Verarbeitung findet lokal in Ihrer Infrastruktur statt. Der Router ist eine Windows-Anwendung, die auf Ihren eigenen Servern oder in Ihrer privaten Cloud betrieben wird — unabhängig von externen Diensten. Ihre Routingregeln, Protokolle und Dokumente bleiben in Ihrem Netzwerk.
Welche Dokumente kann ich zustellen? +
Alle gängigen Mieterdokumente aus Ihrem DMS: Betriebskostenabrechnungen, Mietverträge, Modernisierungsankündigungen, Informationsschreiben, Mahnungen und weitere Korrespondenz an Mieter und Eigentümer. Voraussetzung ist, dass das Dokument als PDF aus DocuWare, ELO, d.velop oder einem kompatiblen DMS übergeben wird.
Über welche Kanäle wird zugestellt? +
Digital in Kundenportale (z. B. Casavi für Immobilienwirtschaft) oder postalisch über Hybridbrief-Dienstleister wie OnlineBrief24. Der Router wählt automatisch den bevorzugten digitalen Kanal — und fällt auf postalischen Versand zurück, wenn kein Portal verfügbar ist.
Über uns
Co-Orga GmbH — Ihr verlässlicher Partner
Die Co-Orga Organisationsgesellschaft mbH ist Hersteller des Dokumentenrouters und spezialisiert auf Digitalisierungslösungen für die Immobilienwirtschaft. Seit über 20 Jahren unterstützen wir Wohnungsunternehmen, Hausverwaltungen und Genossenschaften dabei, ihre Dokumentenprozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Unser Sitz ist in Hamburg.
20+
Jahre Erfahrung
100+
Kunden
Hamburg
Unser Standort
Ihre Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur
Der Dokumentenrouter wird in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur betrieben — On-Premise, auf Ihren Servern. Dokumente verlassen Ihr Unternehmen ausschließlich für die tatsächliche Zustellung an Portale oder Versanddienstleister. Keine Datenübertragung an Dritte, keine Cloud-Abhängigkeit, volle Kontrolle über Ihre Dokumente.
Jetzt starten — sofort sparen
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