Kostenrechnung
Was kostet ein Dokument wirklich? Die vollständige Kostenrechnung
Porto ist nur ein Bruchteil der tatsächlichen Kosten. Arbeitszeit, Druck und Material werden oft übersehen. Diese Seite legt alle Annahmen offen — nachvollziehbar und mit Quellenangaben.
Vergleich
Die drei Versandwege im Vergleich
Je nach Versandweg entstehen unterschiedliche Gesamtkosten pro Dokument.
| Kostenposition | Manuell | Postalisch via Router | Digital via Router |
|---|---|---|---|
| Porto (Deutsche Post) | 0,95 € | — | — |
| Hybridbrief (OnlineBrief24) | — | 0,75 € | — |
| Druck (3 Seiten à 0,02 €) | 0,06 € | inklusive | — |
| Briefumschlag | 0,03 € | inklusive | — |
| Arbeitszeit | 1,65 € | 0,00 € | 0,00 € |
| Router-Gebühr | — | 0,20 € | 0,20 € |
| Gesamt pro Dokument | 2,69 € | 0,95 € | 0,20 € |
Router-Varianten zzgl. 200 €/Monat Nutzungslizenz. Alle Preise netto zzgl. MwSt.
Annahmen
Annahmen — manueller Versand
Porto
Standardbrief Deutsche Post (bis 20 g, ca. 3 Seiten DIN A4). Preis gültig ab 01.01.2025 bis 31.12.2026, von der Bundesnetzagentur genehmigt und nicht weiter erhöht.
Druck (3 Seiten)
S/w Laserdrucker, 3 Seiten à 0,02 €. Aufschlüsselung: Papier (~0,014 €), Toner (~0,004 €), Bildtrommel + Geräteabschreibung (~0,002 €).
Briefumschlag
DL-Briefumschlag (110 × 220 mm), weiß, selbstklebend. Großabnehmerpreis ca. 28–30 € pro 1.000 Stück.
Arbeitszeit
4 Minuten à 25 €/h Vollkosten. Enthält: Dokument aus DMS abrufen, drucken, prüfen, falten, kuvertieren, frankieren, zum Postausgang bringen. Stundensatz: Median-Sachbearbeiter/in Deutschland 2025 (~3.500 €/Monat brutto) zzgl. ca. 20 % Arbeitgebernebenkosten.
Annahmen — postalisch via Dokumentenrouter
OnlineBrief24
Hybridbrief-Dienst: Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung vollautomatisch. 0,11 € Produktion + 0,64 € Porto (rabattierter Post-Tarif, Stand 2025).
Router-Gebühr
Pro verarbeitetem Dokument, zzgl. 200 €/Monat Nutzungslizenz (Sockelbetrag, volumenunabhängig).
Arbeitszeit
Der Router löst den Versand automatisch aus, sobald ein Dokument im DMS freigegeben wird. Kein manueller Eingriff erforderlich.
Annahmen — digital via Dokumentenrouter
Router-Gebühr
Pro verarbeitetem Dokument, zzgl. 200 €/Monat Nutzungslizenz.
Alle anderen Positionen
Kein Porto, kein Druck, kein Kuvert, keine Arbeitszeit. Voraussetzung: Empfänger ist im Zielportal (z. B. casavi) registriert.
Break-even
Ab wann lohnt sich der Umstieg?
Der Dokumentenrouter hat eine monatliche Nutzungslizenz von 200 €. Ab diesen Volumina übertreffen die Einsparungen die Lizenzkosten:
- Digital: ab 81 Dokumenten/Monat (200 € ÷ 2,49 € Ersparnis pro Dok.)
- Postalisch: ab 115 Dokumenten/Monat (200 € ÷ 1,74 € Ersparnis pro Dok.)
| Dokumente/Monat | Kosten manuell | Router postalisch | Router digital | Ersparnis digital |
|---|---|---|---|---|
| 81 (Break-even digital) | 218 € | 277 € | 216 € | 2 € |
| 115 (Break-even postal) | 309 € | 309 € | 223 € | 86 € |
| 250 | 673 € | 438 € | 250 € | 423 € |
| 500 | 1.345 € | 675 € | 300 € | 1.045 € |
| 1.000 | 2.690 € | 1.150 € | 400 € | 2.290 € |
| 10.000 | 26.900 € | 9.700 € | 2.200 € | 24.700 € |
| 30.000 | 80.700 € | 28.700 € | 6.200 € | 74.500 € |
Formeln: Manuell = n × 2,69 € | Router postalisch = 200 € + n × 0,95 € | Router digital = 200 € + n × 0,20 €
FAQ
Häufige Fragen zu diesen Zahlen
Gelten die Portopreise auch 2026? +
Ja, die Deutsche Post-Preise sind bis 31.12.2026 von der Bundesnetzagentur genehmigt und werden in diesem Zeitraum nicht weiter erhöht.
Was ist in der Arbeitszeit enthalten? +
Die 4 Minuten umfassen: Dokument aus dem DMS abrufen, drucken, prüfen, falten, kuvertieren, frankieren und zum Postausgang bringen. Nicht enthalten sind Ablage, Dokumentation und eventuelle Rückfragen.
Ist OnlineBrief24 der einzige unterstützte Versanddienstleister? +
Nein, der Dokumentenrouter unterstützt weitere Hybridbrief-Dienstleister. OnlineBrief24 ist der aktuell produktiv verfügbare Standard und wird für diese Kostenrechnung verwendet.
Was passiert, wenn ein Empfänger kein digitales Portal nutzt? +
Der Router erkennt automatisch, ob ein Empfänger im Zielportal (z. B. casavi) registriert ist. Ist das nicht der Fall, leitet er den Versand automatisch an OnlineBrief24 weiter — ohne manuellen Eingriff.
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